13 октября 2023г. зам.начальника архивного отдела Администрации Бессоновского района Элла Ширшова провела рабочую встречу – консультацию с главным специалистом по делопроизводству Администрации Бессоновского района Пензенской области Натальей Князькиной по вопросу обеспечении сохранности и состояния делопроизводства в организации.
Э.Б.Ширшова уделила особое внимание правильному оформлению дел, исторической справки, составлению описей. Руководителем архивного отдела даны методические рекомендации по использованию «Методики составления описей дел постоянного хранения и по личному составу в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Пензенской области».
Также обсуждались вопросы по ведению учетных документов архива администрации Бессоновского района Пензенской области в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526.
Э.Б.Ширшовой даны рекомендации по ведению Книги учета поступления и выбытия дел (документов), Реестра описей администрации района, Листа фонда.
Зам.начальника архивного отдела Элла Ширшова довела до сведения специалиста администрации Н.Князькиной, ответственной за архив основные требования к помещению архива администрации Бессоновского района Пензенской области. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов. Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):
- оснащение архивохранилища специальным оборудованием для хранения документов.
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.
Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.
- соблюдение охранного режима.
