Документы архивного фонда Пензенской области, хранящиеся в муниципальном архиве Бессоновского района Пензенской области, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с Законом Пензенской области от 19.08.2015 № 2791-ЗПО «Об архивном деле в Пензенской области».
Хранение документов на бумажной основе производится всоответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526на передвижных металлических и стационарных комбинированных стеллажах. Все документы архива должны храниться в упаковке: архивных коробках, либо папках, т.е. должны быть закартонированы. Размещение коробок с делами в архивохранилищах фиксируется в «Топографических указателях» (в пофондовом и постеллажном топографических указателях) каждого хранилища.
14-15 июня 2023 года в архивном отделе администрации Бессоновского района проводится работа по архивному шифрованию документов, принятых от администрации Проказнинского и Александровского сельсоветов Бессоновского района Пензенской области, т.е. проставляется номер фонда, номер описи, номер дела и листов.
С целью учёта документов и дел им присваиваются учётные или регистрационные шифры. Они подтверждают, что информацию о документах или делах в информационную систему или Журнал внесли. Шифры обеспечивают и облегчают поиск информации и идентифицируют документ/дело. В текущем делопроизводстве на зарегистрированном документе обязательно должен стоять регистрационный номер. Его нельзя «задваивать» — у каждого документа должен быть свой уникальный шифр.
После шифрования документов, специалисты архивного отдела принятые документы, в целях сохранности,закартонировали.
