В соответствии с Графиком приема документов на 2023 год, 6 июня 2023 года, в архивный отдел администрации Бессоновского района поступили документы постоянного хранения КМС и администрации Проказнинского сельсовета Бессоновского района Пензенской области за 2017 год.
Прием-передачу произвели зам. начальника архивного отдела администрации Бессоновского района Элла Ширшоваи глава администрации сельского поселения Тамошкин Николай Николаевич.
Приняты 21 ед. хранения. Все документы в хорошем состоянии. Напечатан Акт приема-передачи архивных документов на хранение и подписан руководителем организации сдатчика и передан на подпись руководителю администрации, принявшей документы на хранение.
Документы, хранящиеся сверхустановленного срока в Администрации Проказнинского сельсовета Бессоновского района Пензенской области отсутствуют, так как своевременно передаются в архивный отдел на постоянное хранение.
22 мая 2018 года архивный отдел администрации Бессоновского района Пензенской области посетили сотрудники Управления Пенсионного фонда России в Бессоновском районе Пензенской области (межрайонное), осуществившие проверку достоверности архивных справок по начислению заработной платы и подтверждения трудового стажа, выданных архивным отделом для назначения пенсий по старости.
В ходе проведенной проверки расхождений по выданным справкам не выявлено.
Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) по программе, утверждённой директором государственного архива.
Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий.
В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения.
В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.
Результаты ознакомления с работой сельсовета будут оформлены справкой, в которой указывается: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемого учреждения и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.
