Архивы и сохраняемые ими архивные документы — неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Значение архивов определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. От взаимодействия муниципального архива Бессоновского района с организациями - источниками комплектования зависит, насколько качественно будет осуществляться комплектование, формирование и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в архивах организаций-источников комплектования.
Архивный отдел администрации Бессоновского района уделяет особое внимание вопросам повышения качества отбора документов для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации. Для решения этой важной задачи в муниципальном архиве практикуются следующие формы и методы взаимодействия с организациями - источниками комплектования:
1. Оказание методической и практической помощи в организациях-источниках комплектования по вопросам:
- разработки номенклатуры дел;
- подготовки нормативных документов (инструкций по делопроизводству, положений об архиве организации, положений об экспертной комиссии);
- составлению описей дел;
- отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- подготовки архивных документов к передаче на постоянное хранение;
- обеспечению сохранности документов в организациях-источниках комплектования;
2. Проведение семинаров, совещаний для организаций;
3. Проведение учета и паспортизации документов архивов учреждений.
Весомым и успешным во взаимодействии архивного отдела администрации Бессоновского района с организациями-источниками комплектования является значительное увеличение количества наблюдений осуществляемых зам.начальника архивного отдела администрации. Результатом этого за последние годы явилось отсутствие замечаний Министерства по делам архивов Пензенской области в сфере архивного дела на территории Бессоновского района к организациям-источникам комплектования муниципального архива Бессоновского района, при проведении государственного надзора за соблюдением законодательства в сфере архивного дела.
Так, 9 февраля 2026 года, зам.начальника архивного отдела администрации, Эллой Ширшовой, проведена индивидуальная консультация для сотрудников организационного отдела администрации Бессоновского района по оформлению дел в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77.
