В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11, устанавливающим требования о порядке и сроках представления учётных сведений организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в муниципальном архиве Бессоновского района Пензенской области закончена паспортизация на 1 декабря 2025 года.
Основной задачей паспортизации архивов организаций – источников комплектования, как составной части государственного учета – является определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивах организаций в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Правильный учёт архивных документов это гарантия их сохранности, а также основной источник информации о количественном и качественном составе документов, без которой невозможно их полноценное использование. Так, например, важно выявить и отразить в паспорте архива организации, имеющиеся в наличии неописанные документы. Выявление неописанных, а следовательно, неучтённых документов, и указание их места хранения имеют большое значение для дальнейшей работы по поиску необходимой информации, в т. ч. при исполнении запросов социально-правового характера. Крайне важно отражение в паспортах архивов организаций достоверной информации о наличии номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, а также об условиях хранения архивных документов.
Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание администрации МО «Бессоновский район».
Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно-методических документах по делопроизводству и архивному делу.
Результаты очередной паспортизации 2025 года, в т. ч. выявленные недостатки в состоянии хранения архивных документов, учтены при планировании работы архивного отдела администрации Бессоновского района, формировании муниципальных заданий на оказание государственных и муниципальных услуг, а также планов мероприятий по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела в Бессоновском районе.
