22 ноября 2024 года зам. начальника архивного отдела администрации Бессоновского района Пензенской области Эллой Ширшовой, в рамках проведения работы по оказанию методической помощи организациям - источникам комплектования, проведена индивидуальная консультация со специалистом – делопроизводителем, ответственным за архив Яной Никулиной по теме: "Инструкция по делопроизводству организации – один из основных локальных нормативных актов".
Основным нормативным документом организации, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов независимо от вида носителя и работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации, является Инструкция по делопроизводству.
За период 2018‑2020 гг. введены в действие сразу несколько нормативных документов Росархива, являющихся основой для разработки Инструкции по делопроизводству организации, и соответственно, отменены прежние аналогичные нормативные документы. Это – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 119) и др. Данные нормативные документы рекомендуют структуру инструкции, определяют требованиях к её тексту и приложениям в ней; разъясняют порядок её согласования и утверждения.
Элла Борисовна пояснила, как применять тот или иной нормативный документ при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству. Обратила внимание на наиболее часто встречающиеся ошибки, допускаемые организациями-источниками комплектования архива в индивидуальных инструкциях, дала рекомендации по структуре документа, осветила отдельные вопросы работы с документами в организации. При разработке документа каждая организация самостоятельно в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п. определяет структуру и содержание инструкции, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений. Требования индивидуальной инструкции по делопроизводству к составлению документов и организации работы с ними носят обязательный характер для всех специалистов организации, т.к. её использование способствует грамотной организации делопроизводства, что, в конечном счёте, обеспечивает поступление в архивы полноценных, качественных и юридически значимых документов.
