26 августа 2024г. заместитель начальника архивного отдела администрации Бессоновского района Элла Ширшова провела рабочую встречу – консультацию с зам.главы администрации Степановского сельсовета Бессоновского района Л.Ф.Симаковой по вопросу обеспечении сохранности и состояния делопроизводства в сельском поселении.
Э.Б.Ширшова уделила особое внимание правильному оформлению дел, исторической справки, составление описей. Так же обсуждали вопрос по обновлению «Инструкции по делопроизводству» на основании Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Руководителем архивного отдела даны методические рекомендации по использованию «Методики составления описей дел постоянного хранения и по личному составу в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Пензенской области». Здесь же обсуждались вопросы по ведению учетных документов архива сельского поселения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31,07.2023 № 77. Э.Б.Ширшовой внесены корректировки по ведению Книги учета поступления и выбытия документов, Листа фонда сельского поселения.
Элла Ширшова довела до сведения зам. главы администрации сельсовета основные требования к помещению архива КМС и администрации Степановского сельсовета. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов. Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются:
- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла;
- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима;
- соблюдение охранного режима.
Рекомендовано:
- обновить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в 2024г.;
- Положение об архиве, Положение об экспертной комиссии привести в соответствие с действующим законодательством;
- обеспечить комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии.
