26 марта 2024г. зам. начальника архивного отдела администрации Бессоновского района Пензенской области Эллой Ширшовой проведена индивидуальная консультация на предмет соблюдения Правил организации хранения, учёта документов с ответственным должностным лицом за делопроизводство и кадры МБОУ СОШ №2 с.Грабово имени Героя России С.В.Кустова, являющейся организацией – источником комплектования архивного отдела, Людмилой Ерофеевой.
Руководителем архивного отдела даны методические рекомендации по использованию «Методики составления описей дел постоянного хранения и по личному составу в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Пензенской области».
Также же обсуждались вопросы по ведению учетных документов архива МБОУ СОШ №2 с.Грабово имени Героя России С.В.Кустова в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77. Э.Б.Ширшовой внесены корректировки по ведению Книги учета поступления и выбытия документов, Реестра описей образовательного учреждения, Листа фонда.
Зам.начальника архивного отдела Элла Ширшова довела до сведения Л.В.Ерофеевой основные требования к помещению архива образовательного учреждения. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов. Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются:
- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности;
- соблюдение охранного режима.
Рекомендовано:
- обновить индивидуальную Номенклатуру дел обще5образовательного учреждения в 2024году;
- выделить помещение под архивохранилище и обеспечить комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии.
