20 марта 2024 г. зам.начальника архивного отдела Администрации Бессоновского района Элла Ширшова провела рабочую встречу – консультацию с архивариусом ГБУЗ «Бессоновской районной больницы» Светланой Майоровой по вопросу обеспечении сохранности и состояния делопроизводства в организации.
Э.Б.Ширшова уделила особое внимание правильному оформлению дел, исторической справки, составление описей. Руководителем архивного отдела даны методические рекомендации по использованию «Методики составления описей дел постоянного хранения и по личному составу в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Пензенской области». Здесь же обсуждались вопросы по ведению учетных документов архива оздоровительного учреждения в соответствии с Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77. Эллой Борисовной внесены корректировки по ведению Книги учета поступления и выбытия дел (документов), Реестра описей районной больницы, Листа фонда.
Зам.начальника архивного отдела Элла Ширшова довела до сведения С.В.Майоровой основные требования к помещению архива Бессоновской районной больницы. В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов. Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются:
- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла;
- оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности;
- соблюдение охранного режима.
Рекомендовано:
- обеспечить комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии.
