25 января 2024г. зам. начальника архивного отдела администрации Бессоновского района Элла Ширшова провела индивидуальную рабочую встречу с архивариусом ГБУЗ «Бессоновской районной больницы» Светланой Майоровой по вопросу составления Номенклатуры дел на 2024 год. В 2023 году утвержден Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Министерства здравоохранения РФ от 03.08.2023 № 408.
Э.Б.Ширшова пояснила, что система хранения документов в каждой организации строится на основе номенклатуры дел, которая, предназначена для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Проще говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного поиска их в случае необходимости.
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения:
1) ее главным назначением является систематизация документов; т.е. определяет систему хранения документов в учреждении;
2) определяет сроки хранения - каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет срок хранения документов, помещенных в него; распределяя документы в дела в соответствии с н\д, мы проводим 1 этап экспертизы ценности документов;
3) индексация в н/д используется при регистрации документов;
4) служит основой для составления описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения, для проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение;
5) служит основным учетным документов в текущей работе с документами.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Проверенная Номенклатура дел Бессоновской районной больницы будет представлена на рассмотрение ЭПК Министерства по делам архивов Пензенской области.
Также рекомендовано:
- упорядочить документы за 2021год, составить опись № 1 дел постоянного хранения за 2021г. и передать на постоянное хранение в муниципальный архив Бессоновского района управленческую документацию за 2018 год во исполнение Графика упорядочения документов и передачи дел постоянного хранения в муниципальный архив Бессоновского района на 2024 год.
